Se è vero che la messaggistica sta rapidamente diventando il mezzo preferito per la comunicazione tra privati, è pur vero che – in ambio lavorativo – è la posta elettronica a dettar legge. Dei circa 450 milioni di email che vengono inviate quotidianamente, la maggior parte afferisce al contesto degli uffici ove l’uso di questo medium presenta diversi vantaggi: tuttavia, come per tutte le cose della vita, anche nel caso del ricorso alle email, vale il detto che non v’è rosa senza spine.
È risaputo che in ufficio, si tende – spesso – ad usare la posta elettronica per le comunicazioni in quanto tale strumento offre tempistiche molto ravvicinate, in termini di riscontri ottenuti, e – in più – si riesce ad economizzare sull’uso della carta che, oltre a costare ed a costituire uno spreco ambientale, ha anche il difetto di ingombrare parecchio. Oltre a ciò, usare la posta elettronica è pratico anche perché consente, in un hub circoscritto, di tener facilmente traccia delle missive inviate e ricevute, sia come riferimenti (mittente, destinatario) che come contenuto (anche in relazione agli allegati).
Ovviamente, ci sono anche delle controindicazioni. Una volta inviata una mail, è impossibile rimediare nel caso si sia spedito un testo con errori, o nel caso si sia inviato un contenuto ad un destinatario sbagliato. Per non parlare dei casi in cui ci si è semplicemente pentiti della comunicazione inoltrata, seppur nella forma corretta ed al destinatario giusto. In questi ed altri frangenti, però, può tornare utile il ricorso a “Digify”, una pratica estensione per Chrome.
L’estensione Digify: funzionalità del piano free
Digify, infatti, oltre a consentire il tracciamento della missiva inviata (si potrà sapere chi l’ha letta, quante volte, a chi l’ha inoltrata, se l’ha stampata etc), permette anche di adottare una serie di cautele che vanno proprio incontro alle esigenze poc’anzi accennate. Digity, infatti, permette di inviare gli allegati in modo che sia possibile stabilire – per essi – un meccanismo di autodistruzione, magari dopo che il contenuto sia stato aperto e consultato una prima volta. Non solo: sempre grazie all’estensione in oggetto, potremo anche intervenire ex-post, per far sì che detto allegato non risulti più leggibile ad un nostro comando: in questo caso, prima di inviare l’email, dovremo semplicemente impostare un tempo di scadenza (es. dopo 10 minuti, 1 ora, 1 giorno), perché – scaduto tale range – un messaggio avverta il destinatario che, cucù, l’allegato non c ‘è più!
E quelle degli abbonamenti
L’uso di Digify con la webmail di Google (Gmail) è gratuito per le funzioni sin qui esposte. Tuttavia, esistono diverse opzioni di abbonamento mensile che sbloccano funzioni accessorie come la crittografia aggiuntiva, i sistemi anti-copia (blocco del download e della stampa dell’allegato), la programmazione con tempistiche dilatate (es. autocancellazione dopo 1 settimana, o 1 mese).