Le webmail, diciamocelo pure, sono una gran comodità: consentono di gestire la propria posta elettronica online come se si disponesse un client installato sul proprio computer, con la differenza che tutto resta online, immune a quel che può accadere sul nostro computer. Oltretutto, alcune webmail fungono da hub, e permettono di gestire la posta ricevuta su altri account maillistici: peccato che, in tal modo, si finisca spesso per ricevere una babele di missive digitali, tra le quali è difficile barcamenarsi. A meno di non fare uso dei filtri, per smistare la propria posta complessiva: ecco, a tale scopo, una pratica guida step-by-step.
Nel nostro caso, a scopo didattico, faremo riferimento alla webmail di Google, nota come Gmail: tuttavia, il discorso è piuttosto similare anche per le altre caselle di posta (es. Outlook, Yahoo Mail, Mail.com, Mail.ru, e la sicurissima ProtonMail) offerte da ISP (internet service provider) alternativi.
La prima cosa da farsi, per smistare la posta, consiste nel creare delle etichette, che – a livello funzionale – rivestono il ruolo di cartelle virtuali: Google è solita organizzarle, a sinistra della schermata, in una sorta di albero ramificato, sul quale sono già presenti le etichette relative alla posta in arrivo, a quella eliminata, a quella importante, a quella spammatoria, etc. Volendo, però, è anche possibile crearne di altre, magari dedicandole ad un solo mittente, o a un particolare argomento, e dotarle di “bandierine” colorate, che rendano più chiaro il contenuto delle succitate etichette.
A questo punto, bisognerà creare le regole, o filtri, per instradare la posta nelle etichette. Possiamo procedere in due modi. Il più semplice consiste nel selezionare una mail e nello scegliere, dal suo menu contestuale, “filtra i messaggi di questo tipo”: alcuni campi saranno già compilati, es. quello del mittente, e non dovremo far altro che completare le altre voci mancanti, prima di attivare il filtro che, da quel momento, agirà in automatico.
Il meglio di questo strumento, però, lo si ottiene con il secondo metodo, quello che potremmo definire “manuale”: in questo caso, spostiamoci nelle Impostazioni della webmail (dall’icona della rotellina, in alto a destra), e – quivi – accediamo alla scheda “Filtri e Indirizzi bloccati”.
Troveremo la voce “Crea un nuovo filtro” e, in essa, dovremo intervenire in 2 fasi: nella prima, bisognerà selezionare la tipologia di mail da trattare e, in tal senso, potremo farlo per mittente, parola chiave (presente o esclusa), oggetto, peso, presenza di eventuali allegati. In seguito, ecco la seconda fase, potremo scegliere cosa dovrà accadere alla fattispecie di email indicata: l’utente, in tal senso, potrà stabilire che determinate email vengano considerate già lette ed archiviate, che vengano cestinate o indicate come spam, o che vengano contrassegnate come importanti o speciali (evidenziate con una stellina).
Al fine di automatizzare, taluni compiti comunicativi, invero assai frequenti nei gruppi di lavoro, proprio in sede di setting dei filtri, potremo anche stabilire che talune missive vengano instradate, o meglio “inoltrate”, automaticamente ad un determinato contatto.
Completati tutti i passaggi previsti dalla personalizzazione e dalla compilazione del filtro, non rimarrà altro che salvarlo, perché diventi effettivo, senza effetto retroattivo (ovvero, solo dalle prossime mail che riceverete). Naturalmente, può capitare di aver fatto qualche errore, o di voler cancellare un filtro perché non più necessario: ebbene, in questi frangenti, non ci si dovrà preoccupare, dacché sarà sempre possibile modificare il filtro, o procedere alla relativa cancellazione.