Come importare dati di documenti contabili in Microsoft Excel

Se avete a che fare con documenti di varia natura, quante volte avreste voluto "travasarli" su un foglio elettronico per filtrare solo certe informazioni in mezzo a tante. Ecco un software che fa questo sulle fatture elettroniche.

Come importare dati di documenti contabili in Microsoft Excel

Microsoft Excel è un potente strumento di calcolo con tutti i vantaggi offerti dal foglio elettronico, anche in termini di presentazione dei dati in formati gradevoli: in più è ormai alla portata di tutti dal momento che rientra nella didattica di molte scuole superiori. 

Può capitare di volere trasferire su Excel i dati di file di tipo Word, Pdf o Xml per poterli analizzare. E magari sarebbe comodo poter configurare l’aspetto strutturato con cui tali dati si dovranno presentare, senza cioè limitarsi a copia/incolla dagli esiti spesso scadenti. Nel seguito verrà mostrato come trasferire su Excel i dati dei file xml di Fatture Elettroniche, che rispettano cioé uno standard ormai diffuso e consolidato da quasi un paio d’anni, utile per analizzare dati che hanno un prezioso significato contabile.

Il programma binEfatt di cui si fa menzione è realizzato in PHP ed è utilizzabile direttamente online (esiste anche una versione scaricabile per Windows, che autoinstalla tutti i componenti necessari e si apre con un qualsiasi browser web). In ogni caso, tutti i dettagli sono nei link finali.

La caratteristica interessante del programma è che permette di configurare un Prototipo di foglio Excel, con tanto di celle disposte su righe e colonne, in cui:

  • per ogni cella si può scrivere etichette, testo libero, e anche formule secondo la sintassi di Excel (in inglese),
  • attraverso un apposito bottoncino sulla destra di ogni cella si può attivare un menu a tendina che fa selezionare i campi delle Fatture Elettroniche,
  • sempre dal menu a tendina è possibile scegliere i Campi di Sommatoria e di Media Algebrica che conteggeranno tutti i valori presenti nella stessa colonna del file finale di Excel.

È possibile identificare il prototipo con un nome e salvarlo all’interno del programma stesso. In tal modo il prototipo viene conservato per poter ottenere la stessa presentazione dei dati in Excel anche per file Xml differenti.

Una volta creato il prototipo di proprio gusto, disponendo tutte le etichette e i campi in un modo per l’utente gradevole, come è possibile indicare il file di Fattura che si vuole trasformare in Excel? È semplice. 

Attraverso il bottone “Carica File” si può caricare un singolo file Xml contenente una Fattura Elettronica. In alternativa, sempre attraverso il “Carica File”, è possibile caricare un file compresso .zip, in cui saranno stati inseriti più file Xml relativi a fatture elettroniche. Se il file zip contiene anche file che non sono xml (o non rispettano il tracciato della fattura elettronica) questi ultimi verranno ignorati dall’elaborazione: tutti i file xml di fatture invece compariranno nel file Excel risultante.

Il file Excel viene generato premendo i bottoni “Estrai in Excel” oppure “Accoda in Excel” oppure “Fissa 1° in Alto“: tutti e 3 producono un file che verrà automaticamente scaricato dal browser e può essere visionato con Microsoft Excel o con le suite di Open Office e Libre Office.

Il bottone “Estrai in Excel” permette di ottenere la ripetizione dell’esito del prototipo per ogni fattura (ovviamente nel caso si sia caricato uno zip con più fatture). Il bottone “Fissa 1° in Alto” è adatto a un foglio Excel finale di tipo tabellare, per cui la prima riga significativa del prototipo verrà visualizzata in Excel solo una volta: va usata solo per le etichette di intestazioni.

Il bottone “Accoda in Excel” si presta invece a una visualizzazione più “selvaggia” del foglio elettronico finale: tutti i dati vengono accorpati uno sotto l’altro e tutte le etichette vengono scritte una sola volta. È adatto a file Excel dove si vogliono calcolare velocemente totali e conteggi. Per mettersi all’opera, all’indirizzo bine-area.it/estrai-fattura-elettronica-in-excel-con-scelta-campi.php è possibile trovare sia il software scaricabile, sia la versione online e le spiegazioni dettagliate con tanto di video tutorial.

Franco Negro

Cosa ne pensa l'autore

Franco Negro - Il programma binEfatt fa parte di una suite di Fatturazione Elettronica nata per essere di semplice utilizzo, tant'è che viene principalmente usato da coloro che emettono fatture in gran numero e hanno poco tempo per farlo (esercizi commerciali, ristorazione, ecc.). Questa sua caratteristica di trasformare in Excel i documenti, adottabile anche da chi usa la suite completa di fatturazione, nonostante la sua versatilità cerca comunque di conservare una sua semplicità e intuitività. Esiste anche una seconda modalità di esportazione che produce conteggi ed analisi contabili, che non vi ho descritto perché più adatta ad esperti, ed è prevista nella versione a pagamento del software.

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