Non avete un’auto aziendale, ma lavorate per un’azienda che vi riconosce il rimborso chilometrico perché, proprio per lavoro, dovete girate molto con la vostra macchina. Ogni tanto vi chiedete come si fa a calcolarlo, oppure, il vostro datore di lavoro non vi riconosce proprio un bel niente e volete sapere se vi spetterebbe questo rimborso. Andiamo a scoprire tutto, comprese le tabelle Aci: come guardarle e a cosa servono.
L’azienda, nel calcolare quanto deve restituire al suo dipendente, deve valutare attentamente l’impatto fiscale che hanno i rimborsi, in capo al lavoratore (vanno tassati oppure no?) e in capo all’azienda (sono costi deducibili?).
L’azienda, insomma, deve valutare se le conviene chiedere al suo dipendente di svolgere le mansioni con la sua auto. Andiamo a vedere, infatti, a livello fiscale (e non solo) cosa comporta il rimborso chilometrico al lavoratore. Potrebbe scoprire, il datore di lavoro, che è meglio (vedi più conveniente) fornire al proprio dipendente un’auto aziendale.
Il rimborso chilometrico è sempre conveniente?
Vantaggi del lavoratore
Il rimborso chilometrico non prevede la tassazione in capo al lavoratore dipendente. Non concorre infatti a formare il reddito se le spese sono rimborsate sulla base di idonea documentazione. L’unica eccezione sono le trasferte all’interno dello stesso territorio comunale: in questo caso, i rimborsi chilometrici non sono esenti dalla tassazione. Il motivo? Manca la documentazione giustificativa richiesta.
E’ chiaramente una bella notizia per il dipendente che il rimborso non preveda la tassazione. Non è infatti classificabile come remunerazione, ma come indennizzo. Il datore di lavoro dovrà effettuare il rimborso in relazione alla percorrenza, al tipo di automezzo usato e al costo chilometrico ricostruito secondo il tipo di auto.
Vantaggi dell’azienda
Vediamo cosa dice la legge in merito all’azienda che concede il rimborso chilometrico. “La spesa deducibile è limitata, rispettivamente, al costo di percorrenza e alle tariffe di noleggio relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, ovvero 20 se con motore diesel”.
Quindi, se il dipendente usa una sua auto, il rimborso chilometrico è fiscalmente deducibile solo entro il limite sopra descritto. Se il dipendente prende a noleggio una vettura per la trasferta, il rimborso può avvenire nel limite delle tariffe di noleggio previste per le vetture di 17 cavalli fiscali (20 se diesel). Utilizzando un’auto con potenza superiore, la deduzione dovrà essere ridimensionata di conseguenza.
Il calcolo del rimborso può essere fatto online
Rimborso chilometrico: come si calcola secondo le tabelle Aci
Per calcolare il rimborso chilometrico, bisogna seguire le tabelle Aci, aggiornate due volte l’anno. Due le discriminanti da seguire: il limite della deducibilità fiscale per l’azienda, un limite generalmente superiore al primo di non imponibilità in capo al lavoratore.
Facciamo un esempio pratico: X, dipendente di Y, con la propria auto va da Trieste e Bologna e ritorno. Percorre 300 km, utilizzando la sua Audi A6 Avant 3.0 TDI S Tronic 218CV – MY2014, con percorrenza media annua di 20 mila chilometri.
Il dipendente può richiedere, come da tabella Aci, il rimborso chilometrico pari a 0,650223 euro/Km x 300= 195,07 euro. Con importo non tassato. La società può dedurre un importo pari a 0,4767 euro/Km x 300 km = 143,01 euro.
Quindi, ricapitolando: fino a 143,01 euro l’importo sarà deducibile per l’azienda e non imponibile per il dipendente; da 145,45 euro a 195,07 euro non deducibile per l’azienda e non imponibile per l’azienda; oltre 195,07 euro non deducibile per l’azienda e imponibile per il dipendente.
Il calcolo di quanto spetta di rimborso si può effettuare direttamente sul sito ufficiale dell’Aci: è sufficiente inserire i dati relativi al veicolo. Ricordate che tutte le spese vanno documentate (scontrini, fatture, ecc.). Non è indispensabile l’autorizzazione relativo al tragitto o al tipo di veicolo usato per chiedere il questo rimborso.
Quello che viene considerato ai fini del rimborso si può dividere in due categorie: costi proporzionali (carburante, spese di manutenzione e riparazione, costo delle gomme) e non proporzionali (assicurazione e bollo). Sono comunque esclusi pedaggi e parcheggi, chiamati costi accessori. Il modulo per il rimborso chilometrico si può anche scaricare direttamente dalla rete.
Per il calcolo del rimborso bisogna considerare i costi proporzionali e non proporzionali
A chi spetta il rimborso chilometrico
A questo punto resta solo da chiarire a chi spetta questo rimborso. L’azienda deve rimborsare i dipendenti, gli amministratori non professionisti, gli amministratori professionisti, i soci e i lavoratori autonomi occasionali. Se si rientra in una di queste categorie, è possibile dunque chiedere l’indennità chilometrica.